integrált dokumentum menedzsment rendszer (idm)

A társaság arra törekszik, hogy kínálatában elsősorban ne a termékek eladása szerepeljen, hanem szolgáltatások széles körével álljon ügyfelei – önkormányzatok és intézményeik, egyéb közigazgatási, államigazgatási szervezetek – rendelkezésére.

A cég tulajdonosai megkívánják, hogy olyan gyors, rugalmas, a megbízók igényeihez alkalmazkodó szolgáltatásokat nyújtsunk, amivel biztosítjuk üzletfeleik megelégedettségét.

A magas minőséget munkatársaink sok éves tapasztalata és kvalifikációi – EU tanácsadói minősítés, hazai és külföldi diplomák – alapozzák meg.

Kialakítottuk azt a dokumentum menedzsment rendszeren alapuló, feladat- és folyamatirányítás támogatási rendszert, amely összefogja a különböző alkalmazások szervezését, és biztosítja a megfelelő vezetői információkat, valamint a külső és belső kommunikáció felületét.

ÖNKORMÁNYZATOK ÉS INTÉZMÉNYEIK SZÁMÁRA – ASP SZOLGÁLTATÁS KERETÉBEN

ÖNKORMÁNYZATOK ÉS INTÉZMÉNYEIK SZÁMÁRA – ASP SZOLGÁLTATÁS KERETÉBEN

AZ IDM RENDSZER CÉLJAI

A MODUL INFO Kft. által kidolgozott integrált megoldás értéke abban mutatkozik meg, hogy az egyes szakmai területekre olyan, nemzetközi és hazai téren már bizonyított, modulárisan egymással összekapcsolt megoldás került összeállításra, amely képes megfelelni a magyar jogszabályi előírásoknak, támogatja az önkormányzati, intézményi szféra belső és külső folyamatainak egységesítését és az előre kiszállított tartalom révén lehetővé válik a bevezetési projekt felgyorsítása.

Olyan platform került kialakításra, amelyen – a modul rendszerű felépítésből adódóan – az önkormányzati, intézményi elektronikus szolgáltatások körének bővítése folyamatosan, egymásra épülő lépésekben tud megtörténni, biztosítva az ügyintézési lehetőségek színvonalának, minőségének és hatékonyságának jelentős emelését, s így az állampolgároknak és gazdasági szereplőknek a közigazgatási szolgáltatásokba vetett bizalmának és elégedettségének növelését.

A megoldás egységes ügyviteli – ügyintéző rendszert biztosít a felhasználók számára, megszüntetve a különféle szakalkalmazások használatából adódó heterogenitást és integrációs problémákat. Ezáltal nem csak az önkormányzatok, intézmények munkáját támogató informatikai rendszer működésének megbízhatósága növelhető, hanem a gazdaságpolitikai döntéshozók is konzisztens, naprakész adatokat kaphatnak az önkormányzatok, intézmények napi működéséről, nagymértékben növelve ezzel annak eredményes tevékenységét.

Az alábbi ábra a MODUL INFO Kft. által kialakított önkormányzati, közigazgatási, intézményi IDM rendszer főbb elemeinek funkcionális képességeiről és az általa támogatott működési folyamatairól ad vázlatos áttekintést, a fentebb röviden bemutatott alkotó  elemek összefoglalásával. A megoldási koncepció kialakítása során arra törekedtünk, hogy az önkormányzatok és intézményeik alapműködését mind funkcionálisan, mind pedig folyamat-támogató logikai oldaláról ki kell tudni szolgálni. A rendszer alapvetően egymással integráltan és azonos platformon működő komponensekből épül fel. Az önkormányzatok, intézmények működésére vonatkozó napi operatív és jogszabályi háttér ismereteink felhasználásával került kialakításra, amely alkalmas az önkormányzatok ügyviteli, ügyintézési, polgármesteri hivatali, intézményi menedzselési és gazdálkodási folyamatainak lefedésére.

Célunk az önkormányzatok, intézményeik illetve, egyéb közigazgatási szervek számára olyan informatikai alkalmazások, komplex informatikai rendszerek szolgáltatása, amelyek támogatják a korszerű és a hatékony szervezeti működést, mind a képviselő testületi, mind a hivatali munka illetve intézményeik tevékenysége vonatkozásában.

Megbízóink részére szolgáltatásként biztosítjuk az infrastruktúra minden elemét, az üzemeltetést és a naprakész törvényi követést. Az elgondolástól a továbbfejlesztésig a teljes folyamatot menedzseljük.

MEGOLDÁSUNK

A MODUL INFO Kft. olyan szakmai megoldást állított össze, amely – a gyakorlatban már működő módon – az önkormányzatok, polgármesteri hivatali tevékenységét valamint intézményeik tevékenységét fogja át, támogatva egy integrált hivatali ügyintézési rendszer működését, és ezzel megalapozza az önkormányzat az ügyfelekkel és társszervekkel, állami szervekkel való elektronikus kapcsolattartásának, együttműködésének lehetőségeit.

A MODUL INFO Kft. szakmai megoldásának alapját egy olyan integrált egységként működő, nagy rendelkezésre állású és az önkormányzatok informatikai támogatását hatékonyan ellátni képes megoldás képezi, amely az ügyviteli folyamatok kezelését a magyar önkormányzati működéshez igazítottan, magyar fejlesztéssel oldja meg az Andoc dokumentum, folyamat és protokoll menedzsment rendszer-komponenseinek és/vagy az ITINER workflow platform felhasználásával.

A megoldás szolgáltatásai is modul rendszerben épülnek fel:

  • Teljes intézményi átvilágítás, folyamatok felmérése.
  • Alkalmazás környezet kialakítása, üzemeltetése szervezetek és intézmények számára. (Hálózat, szerverek, hardverek, szoftverek, IT biztonság).
  • Integrált Dokumentum Menedzsment kialakítása, üzemeltetése. Ügyirat-kezelés, ügyintézés, archiválás, testületi folyamatok, HR folyamatok támogatása.
  • VIR rendszer megvalósítása, operatív pénzügyi folyamatok, közterület felügyelet támogatása, stb.
  • Teljes pénzügyi-költségvetési rendszer üzemeltetés, fejlesztése.
  • Irodatechnika automatizálási szolgáltatások. Nyomtatók, fénymásolók, szkennerek üzemeltetése.
  • Kommunikációs keretrendszer szolgáltatások. Szervezeti, önkormányzati, intézményi, turisztikai portál, ügyintézési és mobil szolgáltatási portálok kialakítása és üzemeltetése.
  • Kommunikációs szolgáltatások – IP telefónia.
  • Egyéb más alkalmazások, szolgáltatások üzemeltetési integrációja az egységes rendszerbe.
  • Integrált rendszer bevezetés, üzemeltetés, fejlesztés.
  • Kutatás-fejlesztés, BPR  (Folyamat Menedzsment), szervezetfejlesztés.

BEMUTATÓ - IDM RENDSZER KIEMELT PÉLDÁK

Az integrált dokumentum-folyamat-protokoll menedzsment

Az elektronikus folyamattámogatás keretében egy korszerű, integrált dokumentum menedzsment, dokumentumkezelő megoldás Andoc rendszerben történik, mely biztosítja az egyes komponensek egységes és integrált elektronikus folyamattámogatását.

Ez egy olyan megoldás, amely több ezer beépített paramétere segítségével testre szabható, gyorsan, könnyen és biztonságosan lehet új ügytípusokat, ügyintézési folyamatokat és ügykezelési szabályokat definiálni. A megoldás képes az elektronikus ügyintézés teljes folyamatát végig követni, az érkeztetéstől az archiválásig és emellett a személyre szabott protokoll révén támogatja az adott ügyintézőt a konkrét ügyintézési folyamat(ok) kezelésében, végrehajtásában.

A megoldás az alábbi eszköztárakkal rendelkezik, melyek (további fejlesztés nélkül) lehetővé teszik a komponensek testreszabását:

  • dokumentumkezelés,
  • workflow,
  • ügyviteli gráfok,
  • ügyviteli protokollok,
  • sablonkezelő, űrlap készítő,
  • riporting rendszer,
  • OCR/vonalkód,
  • elektronikus aláírás,
  • elektronikus ügyindítás.

 

Az e-ügyintézés folyamata az IDM rendszerben

A megoldás megvalósítja mindenféle ügyintézés (szociális, birtokháborítási, ipar- kereskedelmi, hagyatéki ügyek stb.) elektronikus folyamattámogatását, dokumentum kezelését, egységes rendszerben a többi komponenssel (pl. iktatás), melynek főbb funkcionalitásai a következők:

  • jogszabályi megfelelőség,
  • papíralapú dokumentumok hiteles digitalizálása,
  • minősített és fokozott biztonságú elektronikus aláírás az ügykezelés során,
  • elektronikus, vegyes és papír alapú folyamatok kialakítása,
  • ügyfélkapun keresztüli ügyintézési folyamatindítás,
  • elektronikus dokumentumok egyezősége papíralapú dokumentumokkal,
  • az összes ügytípus elektronikus kezelése,
  • űrlapok, sablonok használata,
  • iratminták központi frissítése, iratminták automatikus feltöltése adatokkal,
  • iratok, határozatok, végzések elkészítése iratmintákból,
  • elkészült iratok automatikus iktatása, expediálása és kiadmányozása,
  • iratminták fejlesztés nélküli készítése, szerkesztése (felhasználók által is),
  • jogosultság kezelés,
  • határidő figyelés,
  • vezetői ellenőrzés, statisztikák, riportok,
  • elektronikus akta kapcsolat,
  • ügyintézési folyamatok (előzmények) nyomon követése,
  • szervezeti hierarchia leképzése (felelősök, helyettesítési rend, felettesek, társ osztályok),
  • standard és egyedi munkafolyamatok megvalósítása,
  • e-mail értesítések lehetősége (beállítás szerint),
  • ügyintézői naptár aktuális teendőkről, ügyek állásáról

A rendszer lehetővé teszi a hivatali ügyintézés komponens központi iratmintákkal történő menedzselésének kialakítását, valamint megteremti a feltételeit az önkormányzati egyéb ügyiratok sablonjai, iratmintái önkormányzat általi szabad kialakításának és feltöltésének.

 

Pénzügyi–költségvetési rendszerrel integráltan működő elektronikus aláírás lehetőségével ellátott kötelezettségvállalás, utalványozás elektronikus folyamat támogatása modul

A modul feladata, hogy az önkormányzat életében keletkező összes kötelezettség vállalás, előzetes kötelezettségvállalás szabályozottan történjen meg, és beérkező költségeket reprezentáló dokumentumok elektronikusan kerüljenek jóváhagyásra. Az elektronikus feldolgozása célja, hogy minden kötelezettségvállalás, előzetes kötelezettségvállalás, pénzügyi jóváhagyás, érvényesítés, teljesítés igazolás, utalványos és ellenjegyzés könnyen és egyszerűen nyomon követhető legyen és naprakész azonnali információt biztosítson a képviselőknek, Jegyzőnek, Alpolgármestereknek és Polgármesternek.

Kötelezettségvállalási modul kiterjed a szerződéskötés folyamatára, egységes szerződésarchívum kialakítására, beérkező számlák érkeztetésére és elektronikus feldolgozására.

 

A TELJES FEDEZETIGAZOLÁS – KÖTELEZETTSÉGVÁLLALÁS – UTALVÁNYOZÁS FOLYAMATA

 

CRM – riporting – adattárház

Az IDM rendszerben modulárisan kialakíthatóak:

  • az ügyfélszolgálati,
  • a kereskedelmi ajánlati,
  • a szerződéskezelési,
  • és a szerviz

munkafolyamatokat támogató CRM funkciók.

Az IDM rendszer adatbázisa alkalmas – akár külső, dobozos alkalmazások – integrációjával adattárház jellegű működési modellre.

Az IDM-ben megfelelő jogosultsággal kialakítható egy jól vizualizálható és összetett riporting és vezetői információs rendszer.

 

AZ IDM RENDSZER CÉLJAI

A MODUL INFO Kft. által kidolgozott integrált megoldás értéke abban mutatkozik meg, hogy az egyes szakmai területekre olyan, nemzetközi és hazai téren már bizonyított, modulárisan egymással összekapcsolt megoldás került összeállításra, amely képes megfelelni a magyar jogszabályi előírásoknak, támogatja az önkormányzati, intézményi szféra belső és külső folyamatainak egységesítését és az előre kiszállított tartalom révén lehetővé válik a bevezetési projekt felgyorsítása.

Olyan platform került kialakításra, amelyen – a modul rendszerű felépítésből adódóan – az önkormányzati, intézményi elektronikus szolgáltatások körének bővítése folyamatosan, egymásra épülő lépésekben tud megtörténni, biztosítva az ügyintézési lehetőségek színvonalának, minőségének és hatékonyságának jelentős emelését, s így az állampolgároknak és gazdasági szereplőknek a közigazgatási szolgáltatásokba vetett bizalmának és elégedettségének növelését.

A megoldás egységes ügyviteli – ügyintéző rendszert biztosít a felhasználók számára, megszüntetve a különféle szakalkalmazások használatából adódó heterogenitást és integrációs problémákat. Ezáltal nem csak az önkormányzatok, intézmények munkáját támogató informatikai rendszer működésének megbízhatósága növelhető, hanem a gazdaságpolitikai döntéshozók is konzisztens, naprakész adatokat kaphatnak az önkormányzatok, intézmények napi működéséről, nagymértékben növelve ezzel annak eredményes tevékenységét.

Az alábbi ábra a MODUL INFO Kft. által kialakított önkormányzati, közigazgatási, intézményi IDM rendszer főbb elemeinek funkcionális képességeiről és az általa támogatott működési folyamatairól ad vázlatos áttekintést, a fentebb röviden bemutatott alkotó  elemek összefoglalásával. A megoldási koncepció kialakítása során arra törekedtünk, hogy az önkormányzatok és intézményeik alapműködését mind funkcionálisan, mind pedig folyamat-támogató logikai oldaláról ki kell tudni szolgálni. A rendszer alapvetően egymással integráltan és azonos platformon működő komponensekből épül fel. Az önkormányzatok, intézmények működésére vonatkozó napi operatív és jogszabályi háttér ismereteink felhasználásával került kialakításra, amely alkalmas az önkormányzatok ügyviteli, ügyintézési, polgármesteri hivatali, intézményi menedzselési és gazdálkodási folyamatainak lefedésére.

Célunk az önkormányzatok, intézményeik illetve, egyéb közigazgatási szervek számára olyan informatikai alkalmazások, komplex informatikai rendszerek szolgáltatása, amelyek támogatják a korszerű és a hatékony szervezeti működést, mind a képviselő testületi, mind a hivatali munka illetve intézményeik tevékenysége vonatkozásában.

Megbízóink részére szolgáltatásként biztosítjuk az infrastruktúra minden elemét, az üzemeltetést és a naprakész törvényi követést. Az elgondolástól a továbbfejlesztésig a teljes folyamatot menedzseljük.

MEGOLDÁSUNK

A MODUL INFO Kft. olyan szakmai megoldást állított össze, amely – a gyakorlatban már működő módon – az önkormányzatok, polgármesteri hivatali tevékenységét valamint intézményeik tevékenységét fogja át, támogatva egy integrált hivatali ügyintézési rendszer működését, és ezzel megalapozza az önkormányzat az ügyfelekkel és társszervekkel, állami szervekkel való elektronikus kapcsolattartásának, együttműködésének lehetőségeit.

A MODUL INFO Kft. szakmai megoldásának alapját egy olyan integrált egységként működő, nagy rendelkezésre állású és az önkormányzatok informatikai támogatását hatékonyan ellátni képes megoldás képezi, amely az ügyviteli folyamatok kezelését a magyar önkormányzati működéshez igazítottan, magyar fejlesztéssel oldja meg az Andoc dokumentum, folyamat és protokoll menedzsment rendszer-komponenseinek és/vagy az ITINER workflow platform felhasználásával.

A megoldás szolgáltatásai is modul rendszerben épülnek fel:

  • Teljes intézményi átvilágítás, folyamatok felmérése.
  • Alkalmazás környezet kialakítása, üzemeltetése szervezetek és intézmények számára. (Hálózat, szerverek, hardverek, szoftverek, IT biztonság).
  • Integrált Dokumentum Menedzsment kialakítása, üzemeltetése. Ügyirat-kezelés, ügyintézés, archiválás, testületi folyamatok, HR folyamatok támogatása.
  • VIR rendszer megvalósítása, operatív pénzügyi folyamatok, közterület felügyelet támogatása, stb.
  • Teljes pénzügyi-költségvetési rendszer üzemeltetés, fejlesztése.
  • Irodatechnika automatizálási szolgáltatások. Nyomtatók, fénymásolók, szkennerek üzemeltetése.
  • Kommunikációs keretrendszer szolgáltatások. Szervezeti, önkormányzati, intézményi, turisztikai portál, ügyintézési és mobil szolgáltatási portálok kialakítása és üzemeltetése.
  • Kommunikációs szolgáltatások – IP telefónia.
  • Egyéb más alkalmazások, szolgáltatások üzemeltetési integrációja az egységes rendszerbe.
  • Integrált rendszer bevezetés, üzemeltetés, fejlesztés.
  • Kutatás-fejlesztés, BPR  (Folyamat Menedzsment), szervezetfejlesztés.

BEMUTATÓ - IDM RENDSZER KIEMELT PÉLDÁK

Az integrált dokumentum-folyamat-protokoll menedzsment

Az elektronikus folyamattámogatás keretében egy korszerű, integrált dokumentum menedzsment, dokumentumkezelő megoldás Andoc rendszerben történik, mely biztosítja az egyes komponensek egységes és integrált elektronikus folyamattámogatását.

Ez egy olyan megoldás, amely több ezer beépített paramétere segítségével testre szabható, gyorsan, könnyen és biztonságosan lehet új ügytípusokat, ügyintézési folyamatokat és ügykezelési szabályokat definiálni. A megoldás képes az elektronikus ügyintézés teljes folyamatát végig követni, az érkeztetéstől az archiválásig és emellett a személyre szabott protokoll révén támogatja az adott ügyintézőt a konkrét ügyintézési folyamat(ok) kezelésében, végrehajtásában.

A megoldás az alábbi eszköztárakkal rendelkezik, melyek (további fejlesztés nélkül) lehetővé teszik a komponensek testreszabását:

  • dokumentumkezelés,
  • workflow,
  • ügyviteli gráfok,
  • ügyviteli protokollok,
  • sablonkezelő, űrlap készítő,
  • riporting rendszer,
  • OCR/vonalkód,
  • elektronikus aláírás,
  • elektronikus ügyindítás.

 

Az e-ügyintézés folyamata az IDM rendszerben

 


A megoldás megvalósítja mindenféle ügyintézés (szociális, birtokháborítási, ipar- kereskedelmi, hagyatéki ügyek stb.) elektronikus folyamattámogatását, dokumentum kezelését, egységes rendszerben a többi komponenssel (pl. iktatás), melynek főbb funkcionalitásai a következők:

  • jogszabályi megfelelőség,
  • papíralapú dokumentumok hiteles digitalizálása,
  • minősített és fokozott biztonságú elektronikus aláírás az ügykezelés során,
  • elektronikus, vegyes és papír alapú folyamatok kialakítása,
  • ügyfélkapun keresztüli ügyintézési folyamatindítás,
  • elektronikus dokumentumok egyezősége papíralapú dokumentumokkal,
  • az összes ügytípus elektronikus kezelése,
  • űrlapok, sablonok használata,
  • iratminták központi frissítése, iratminták automatikus feltöltése adatokkal,
  • iratok, határozatok, végzések elkészítése iratmintákból,
  • elkészült iratok automatikus iktatása, expediálása és kiadmányozása,
  • iratminták fejlesztés nélküli készítése, szerkesztése (felhasználók által is),
  • jogosultság kezelés,
  • határidő figyelés,
  • vezetői ellenőrzés, statisztikák, riportok,
  • elektronikus akta kapcsolat,
  • ügyintézési folyamatok (előzmények) nyomon követése,
  • szervezeti hierarchia leképzése (felelősök, helyettesítési rend, felettesek, társ osztályok),
  • standard és egyedi munkafolyamatok megvalósítása,
  • e-mail értesítések lehetősége (beállítás szerint),
  • ügyintézői naptár aktuális teendőkről, ügyek állásáról

A rendszer lehetővé teszi a hivatali ügyintézés komponens központi iratmintákkal történő menedzselésének kialakítását, valamint megteremti a feltételeit az önkormányzati egyéb ügyiratok sablonjai, iratmintái önkormányzat általi szabad kialakításának és feltöltésének.

 

Pénzügyi–költségvetési rendszerrel integráltan működő elektronikus aláírás lehetőségével ellátott kötelezettségvállalás, utalványozás elektronikus folyamat támogatása modul

A modul feladata, hogy az önkormányzat életében keletkező összes kötelezettség vállalás, előzetes kötelezettségvállalás szabályozottan történjen meg, és beérkező költségeket reprezentáló dokumentumok elektronikusan kerüljenek jóváhagyásra. Az elektronikus feldolgozása célja, hogy minden kötelezettségvállalás, előzetes kötelezettségvállalás, pénzügyi jóváhagyás, érvényesítés, teljesítés igazolás, utalványos és ellenjegyzés könnyen és egyszerűen nyomon követhető legyen és naprakész azonnali információt biztosítson a képviselőknek, Jegyzőnek, Alpolgármestereknek és Polgármesternek.

Kötelezettségvállalási modul kiterjed a szerződéskötés folyamatára, egységes szerződésarchívum kialakítására, beérkező számlák érkeztetésére és elektronikus feldolgozására.

 

A TELJES FEDEZETIGAZOLÁS – KÖTELEZETTSÉGVÁLLALÁS – UTALVÁNYOZÁS FOLYAMATA

 

CRM – riporting – adattárház

Az IDM rendszerben modulárisan kialakíthatóak:

  • az ügyfélszolgálati,
  • a kereskedelmi ajánlati,
  • a szerződéskezelési,
  • és a szerviz

munkafolyamatokat támogató CRM funkciók.

Az IDM rendszer adatbázisa alkalmas – akár külső, dobozos alkalmazások – integrációjával adattárház jellegű működési modellre.

Az IDM-ben megfelelő jogosultsággal kialakítható egy jól vizualizálható és összetett riporting és vezetői információs rendszer.